الدرس الثاني فى :دورة إدارة الضغوط.

فى نهاية هذا الدرس سيتكمن المتدرب من معرفة:
- أهمية التفويض وما هى سمات الشخصية التى يمكنها تطبيقه
- الفوائد التى يجنيها كل عضو من المجتمع( مدير-موظف-.......)
من خلال التفويض..

أهمية التفويض:
إن من طبيعتنا نحن البشر أنه يسهل علينا في اغلب الأحيان إن نقنع أنفسنا بالقيام بشيء ما,إذا لمسنا إن هناك مصلحة وفائدة تصب في صالحنا.وهذا ما ينطبق علي التفويض فإذا أردنا أن نكون ناجحين بحق,فلا بد أن تكون هناك فوائد يجنيها المد راء والمرؤوسين والمؤسسة أيضا من هذين المفهومين,وحتى في المفاوضات ,غالبا تتحدث الأطراف المتفاوضة عن مواقف الفوز/الفوز,الفوز/الخسارة ,ففي الموقف الأول يخرج الطرفان من المفاوضات سعيدين ,ومسرورين بالنتائج الناجحة التي حققاها علي صعيد المفاوضات ,وهو ساخط ,وناقم لشعوره بأنه خسر المفاوضات مع الطرف الآخر الذي يشعر بالسعادة من النتائج الناجحة التي حققها في المفاوضات .وفي حقيقة الأمر ,فإن الطرف الخاسر في العمل التجاري ربما ينقل تجارته إلي مكان آخر المرة القادمة ,وكذلك ربما يسخر الفائز علي المدى الطويل ,ولكن عندما نطبق التفويض بالشكل الصحيح ,فعلي الأرجح أن تفوز كافة الأطراف الثلاثة ,من المد راء ,والمرؤوسين (الموظفين),والشركات.والآن دعونا نستعرض الفوائد التي يمكن أن تجنيها هذه الأطراف ,كل علي حدة.

أبى رب كل أسرة والمسئول عن إخراجنا شباب يتحملون المسئولية .....قواد المجموعات في فرق العمل في صناع الحياة.....انتم من تقومون بدور المديرون فهل تقوموا بعمليه التفويض أم لا؟

الفوائد التي يجنيها المديرون:
1 - أتريد أن يكون لديك المزيد من الوقت؟
أتريد أن تقلل مستوي التوتر لديك؟
لا شك أن المد راء الذين لا يقومون بتفويض موظفيهم إلا القليل من الصلاحيات , سيجدون أنفسهم منهمكين جدا في الاهتمام بأدق التفاصيل المتعلقة بالعمل التجاري ,وبالتالي يفقدون رؤية الصورة الكبيرة من كافة جوانبها ,فلأعمال الروتينية المتكررة , والاهتمام بها من قبل المد راء ,من شأنها أن تدفع المزيد من العمل المبدع ,والمبتكر إلى خارج دائرة اهتمام المدير .وما هذا الاهتمام بالتفاصيل ,والانهماك في الأعمال الروتينية من شأنها أن تدفع المزيد من العمل المبدع ,والمبتكر إلى خارج دائرة اهتمام المدير . وما هذا الاهتمام بالتفاصيل ,والانهماك في الأعمال الروتينية من قبل المد راء ,إلا دليل واضح علي ضعف التفويض لديهم لنا بحق أن نسأل مثل هذا المدير

ما إذا كان ما يزال في مكتبه يزاول الأعمال الروتينية بعد أن نصرف العاملون إلى بيوتهم؟

وكما يقال فان الوقت من ذهب ,وهو مورد لا يمكن تجديده ,فما انقضي منه فقد انقضي ,وفي الظروف العادية ,فمن السخف أن يقوم المد راء بواجبات يستطيع من هم دونهم من الموظفين القيام بها حسب المعيار المطلوب . و إحدى الطرق الرئيسية التي يستطيع فيها المد راء أن يخصصوا وقتا لأنفسهم من اجل التركيز علي الإدارة ,هي تفويض الصلاحيات لإنجاز الواجبات .عندما تقوم بتفويض الصلاحيات لإنجاز الواجبات التي كان يتعين عليك القيام بها في السابق . عندما فقط تبدأ في جني الفوائد من جراء ذلك ,وتبقي علي هذا الحال ما دام موظفوك يعملون لديك وبذلك يخف الضغط عنك ,ويقل مستوي التوتر لديك .كما سيكون لديك مزيد من الوقت ,وان كان ليس بنفس القدر الذي كنت تتطلع إليه في البداية ولكنه في النهاية وقت كاف للتفرغ لتحقيق إنجازاتك,ومشاريعك.



2-الإنجازات
هل حققت المزيد في حياتك؟تعال معنا لتعرف كيف تحقق المزيد .
انك تستطيع أن تحقق الكثير بنفسك عن طريق التفويض ,كمدير سيكون لديك متسع من الوقت للتفرغ للواجبات الإدارية الهامة, وستحقق الكثير من خلال الموظفين,فهؤلاء سيقبلون المزيد من المسئوليات ,وبالتالي يصبحون اكثر فعالية من خلال التعلم لاتخاذ قراراتهم الخاصة ,وهذا يحد من ذاته سيضاعف من الفوائد التي تجنيها من التفويض ,ولقد قال ارخميدس "اعطني رافعة (عتلة) .وساحرك بها العالم" ولو تسائلنا عن الفائدة من الرافعة ,لوجدنا أنها مفيدة في تضخيم القوة التي تسبها ,فلو ضغطت بقوة علي أحد أطراف الرافعة ,فبإمكانك أن ترفع جسما ثقيلا جدا في الطرف الآخر من الرافعة ,ولقد قام ستيفن كوفيه بربط الإدارة برافعة تعمل علي تحريك نقطة ارتكاز الرافعة قريبا من الموظفين ,وبعيد عن المد راء وبذلك يتم إنجاز الكثير من الواجبات اكثر مما يمكن إنجازه خلاف ذلك .

3- التقدير الذاتي:
ولا شك بأنك ستحقق المزيد من خلاص التفويض ,إضافة إلى شعورك المتزايد بالإنجاز,والتقدير الذاتي من خلال مساعدة الآخرين علي التطور ,ولكن لابد لك أن تدفع ثمنا لذلك ,إذا يتعين عليك أن تكون راغبا وقادرا علي مراقبة موظفيك وهم يتلقون الثناء ,والتقدير وربما الحوافز عن الأشياء التي تعودت أن تقوم بها بنفسك وفي هذه اللحظات ستشعر انك نلت جائزتك أنت أيضا ,إذا كان مديرك أنت مديرا جيدا.

4- مهارات إدارية أساسية
في عالم اليوم المتسارع الخطي,فإن التفويض من المهارات الإدارية الأساسية وليس خيار نختاره متي نشاء ونتجاهله متي نشاء .

5- تلقي المزيد من الواجبات المثيرة والممتعة:
عندما يصبح لديك متسع من الوقت تخصصه لنفسك ,يمكنك عندها البدء في البحث عن المزيد من الواجبات الممتعة التي سيفوضك بها مديرك,وهذا من شأنه أن يرفع من صورتك عاليا في الشركة ,ويمنحك الفرصة لتعلم أشياء جديدة ,ويساعدك في لتقدم في مهنتك ,وعندما تظهر قدرتك علي العمل في مستويات اعلي ,فإنك تزيد من الفرص في حصولك علي الترقية في وظيفتك.
أخي الطالب المهندس الطبيب المدرس الكيميائي الابن في أسرة
قس التفويض في حياتك علي غرار انك موظف

الفوائد التي يجنيها الموظفون:
قد يبدو طبيعيا أن يشعر الأفراد بالخوف عندما يطلب منهم الاضطلاع بوظائف جديدة ,خاصة إذا لم يسبق أن قاموا بها من قبل,وعليهم أن يدركوا أن هناك فوائد بانتظارهم ,ولذلك احرص كل الحرص علي طمأنة الموظفين بأنهم يستطيعون القيام بما هم مكلفون القيام به مع ما تقدمه لهم من مساعدة ,وان هذه المساعدة سيجدونها بين أيديهم في أي وقت يطلبونها. ولابد أن تشعرهم بمدي ثقتك بهم فهذه كفيلة بأن تزيد من حماسهم ,وتذكرهم بأنهم قد نجحوا في القيام بالعديد من الواجبات الجديدة في الماضي ,وباستطاعتهم أن يفعلوا الشيء نفسه مرة أخري .

1- التطوير:
لا نستطيع القول بأن كل واحد منا يشعر بان لديه الرغبة في التطور في كافة الأوقات ,ولكن التفويض سواء صاحبه تدريب محدد أم لا , بتولي جزءا من عملية التطوير,فعن طريق التفويض ,يتعلم الأشخاص معلومات جديدة ,ويكتسبون مهارات جديدة أيضا .وقد يجدون أنفسهم يتعاونون مع أناس لم يسبق وأن عملوا معهم من قبل ,وربما يشاهدون جوانب متعددة من العمل التجاري ,وكذلك مواقف جديدة تجاه تحقيق النجاح .وقد تتفتح أمامهم آفاق جديدة ,علي الرغم من انه ليس من الصواب الافتراض بأن كل واجب يجري تفويضه يمثل بحد ذاته أفقا جديدا .
وقد يكون البعض منها مألوفا ,وعاديا .ومن المهم التأكد عن تفويض الواجبات الجديدة ,إضافة إلى الواجبات العادية .وحذار أن تفوض الواجبات التافهة التي لا قيمة لها.

2- الشعور بالرضا نتيجة التفويض :
إن تفويض الواجبات الممتعة , والتي تتسم بالتحدي ,من شأنه أن يبعث الشعور بالرضا لدي المتلقي .ذلك أن أي وظيفة قد تصبح مملة عبر الأيام,ومن خلال القيام بنفس الأشياء القديمة أسبوعيا بعد أسبوع ,ومع التفويض ,يصبح هناك نوع من الإثارة , والمتعة عن الطلب من الموظف القيام بشيء جديد .وليس هذا فحسب بل إن الموظف يشعر بأن هناك من يحترمه ,ويقدره ويثق به ,وهذا ما يزيد من التقدير الذاتي لديه .ولاشك أن توجيه الشكر ,والتقدير إلى الموظف هي من افضل ما يمكن أن يقدمه المدير لموظفيه .وللأسف ,ففي مجتمعنا ,يجد الكثير من المد راء حرجا في هذه المسألة.وكل ما يلزم في هذا الموقف هو توجيه بضع كلمات من الشكر ,والتقدير للموظف ,وشعوره بالرضا في وظيفته.

3-إثراء الوظائف:
عندما يتعلم المد راء كيفية تفويض المزيد من الواجبات الممتعة,والتي تتسم بالتحدي ,والتي احتفظوا بها لأنفسهم لفترة طويلة في الماضي,عندما تصبح وظائف الآخرين ممتعة اكثر وغنية بالتجارب والخبرات ولا يحدث هذا في مكان العمل فقط بل يمتد إلى أماكن أخرى عديدة ولك أن تفكر بالشباب الذين تعلموا للتو قيادة السيارات وكيف اصبح باستطاعتهم تقديم المساعدة لذويهم في إنجاز بعض الأعمال الروتينية كتوصيل إخوانهم الصغار إلى المدارس ,والتي كان الوالدين يتولها من قبل(هذا نوع من التفويض داخل الأسرة)
لكننا نسمو إلى تفويض اكبر
هل قمت بتفويض أبنائك لبعض المهام التي تقوم أنت بها وتري آلا يقوم بها غيرك؟
أم انك تخاف ألا يتحملوا المسئولية!
إذا لم تربها علي تحمل المسئولية في بيتك ؟
فأين سيتحملوها؟
لم يصبح القادة العظام إلا انهم تحملوا المسئولية منذ نعومة أظفارهم........وعندك الكثير من الأمثلة

4- إذكاء روح المبادرة لدي العاملين:
إن منح العاملين المزيد من المسئوليات ودرجة معينه من الصلاحية من شأنه أن يذكي روح المبادرة لديهم إضافة إلى الخيال الذي سيستخدمونه في أعمالهم واعتمادا علي القدرات الشخصية لديهم يمكنهم من عرض أفكار وحلول جديدة وبالطبع لا بد من مراقبة هذه العملية بشكل وثيق خاصة في البداية ,حتى تشعر بالثقة من تصرفاتهم وقدرتهم علي الحكم السليم علي الأمور ولكن
أليس هذا ما تريد أن يحدث؟
لنعتبر الشركات هي الأمة ما ستجنيه الأمة لو استخدمنا جميعا كلا في حقله الخاص به التفويض
المدير في مصنعه..
الأب في بيته
قائد فرقة العمل لمرءوسيه..
الكبير للصغير


الفوائد التي تجنيها الشركات:

1- الاقتصاد في التكاليف:
بوسعنا أن نقول أن المؤسسات تدير أعمالها بفاعليه اكثر عندما يتم إنجازات الواجبات الهامة جدا في الوقت المحدد ,وبأقل التكاليف ,فإذا كان المد راء يقومون بأداء واجبات يمكن إنجازها من قبل العاملين معهم ,فذلك يعني إضاعة الوقت ,وارتفاع التكاليف بشكل لا ضرورة له .وإذا كان هناك جواب سحري علي السؤال حول كيفية زيادة الإنتاجية وخفض التكاليف,فأن التفويض يشكلا جزءا هاما من هذا الجواب .

2- إضافة المرونة في عمل الفريق:
عليك استخدام التفويض لتوزيع أعضاء الفريق لتوسيع قاعدة المهارات بينهم وزيادة المرونة وهذا الأمر لا يساعد فقط علي تحفيز الموظفين و إنما يقوم ببناء درجة معينه من التخطيط الطارئ للمشكلات التي قد تطرأ ,منها علي سبيل المثال إصابة أحد الموظفين بمرض خطير.

3- تطوير عمل الفريق :
إن تفويض الواجبات للفريق ,من شأنه أن يتيح للموظفين العمل والاتصال مع أشخاص لم يسبق أن عملوا معهم من قبل .ولا شك أن هذا سيعزز من عمل الفريق ,سواء كلن ذلك علي مستوي المجموعة ,أو علي مستوي الشركة ككل .

4- توزيع أعباء العمل بشكل متوازن:
تعاني بعض الفرق من مشكلة عدم المساواة في أعباء العمل ,كأن تجد موظفين لديهم من الأعمال الملقاة علي كواهلهم اكثر من الآخرين ومن هنا يأتي دور التفويض الفعال الذي سيضمن التوزيع المتوازن والمتساوي للأعمال ,وضمان إنجازها جميعا.

5- الاحتفاظ بالموظفين الجيدين ... وتطوير الموظفين ذوي الأداء الضعيف:
إن توظيف الموظفين وخاصة المحترفين منهم هي عملية مكلفة ماديا ومستهلكة للوقت ولك أن تتصور مقدار ما تكلفه الإعلانات عن الوظائف في الصحف وغيرها من وسائل الإعلام ,هذه التكاليف ما هي إلا جزء ضئيل من التكلفة الكلية لهذه العملية ولك أن تتصور أيضا ما الذي يحدث ,عندما يصاب الموظفون ذوو الرواتب العالية بالملل ,والضجر من وظائفهم انهم يبدءون في البحث عن مجالات ,وربما شركات جديدة وهو ما سينعكس سلبيا علي الشركة التي يعملون بها فيها حاليا علي الأقل من حيث التكاليف .ومن هنا يكون للتفويض الجيد أثره الفعال في منع إصابة الموظفين بالملل ,ويساعد علي الاحتفاظ بالموظفين الجيدين ضمن الفريق ,أو علي الأقل ضمن الشركة كذلك يمكن تطوير الموظفين الأقل كفاءة حتى يصبحوا موظفين اكثر قدرة ,وكفاءة ,وكل ذلك من خلال التفويض المدروس بعناية.

6- وجود قوة عاملة قوية ,وفعالة:
يمكن تطوير القوة العاملة ككل من خلال وجود سياسة التفويض علي نطاق الشركة ككل وبذلك تستطيع الشركة الصعود تدريجيا علي سلم النجاح,
والعمل في مجالات تدر عليها الأرباح, وكل ذلك اعتمادا علي القوة العاملة الماهرة ورغم كل هذا وذاك فإنك تجد العديد من الشركات تعمل وعن غير قصد منها علي تثبيط همة العاملين عن طريق تجاهل مواهبهم ومهاراتهم.

7- تسهيل الاتصال والتخاطب :
هناك خطوة هامة وأساسية في عملية التفويض
ألا وهي التأكد من أن الموظفين يفهمون سبب تفويضهم للقيام بالواجبات الجديدة فتوضيح السبب من شأنه يمنح المد راء الفرصة لربط هذه الواجبات الجديدة .فتوضيح السبب ,من شأنه أن يمنح المد راء الفرصة هذه الواجبات بأهدافهم الخاصة ,وبالتالي ربطها مع أهداف الشركة ,مما سينعكس إيجابيا في مساعدة الموظفين علي فهم المزيد من خطط العمل التجاري.

8- الانتشار الجغرافي عندما تتوسع الشركة وتفتح لها فروعا عديدة في بلدان ومدن جديدة فلا بد لها من تفويض المسئوليات والصلاحيات من فبل إدارة الشركة الرئيسية,وينطبق هذا المبدأ علي الإدارات التي تتوسع من مبني إلى آخر أو من طابق في المبني إلى آخر,أو حتى من مكتب واحد إلى اثنين.

9- خدمة الزبائن علي كافة المؤسسات والشركات أن تدرك انه من المستحيل تقديم خدمة جديدة للزبائن إذا كان الموظفون القائمون علي تقديم هذه الخدمات غير مفوضين للتصرف وحدهم دون الرجوع إلى مدرائهم من اجل استشارتهم في كل وقت ولا تستطيع الشركات الادعاء بأنها تقدم خدمة جيدة للزبائن في الوقت الذي يقف فيه الزبون الساخط ينتظر ذلك الموظف الذي يقوم بمراجعة المكتب الرئيسي من اجل إتمام عملية البيع,ولذلك تدعو الحاجة الملحة إلى تفويض الصلاحية إلى أولئك القائمين علي خدمة الزبائن ,ووضع ضوابط محددة لهذه العملية.

صفات الشخصية المطلوبة:
لابد من توافر بعض الصفات والقدرات أو المهارات الشخصية لدي المدير,حتى يكون بإمكانه التفويض بشكل ناجح,ومن هذه الصفات الشخصية ما يلي:

• التحلي بموقف للاهتمام بالآخرين ومراعاتهم

• الرغبة في الاستماع إليهم(حسن الإصغاء)

• التحلي بطبيعة فضولية محبة للبحث ,والتدقيق لمعرفة ما الذي يقوم به الموظفون وكيف ,ولماذا يقومون بذلك.

• الإرادة في الثقة بالآخرين ,وإظهار الثقة بهم.

• القدرة علي التفويض.

• أما القدرات أو المهارات المطلوبة فهي بشكل رئيسي مهارات شخصية مثل:

أساليب طرح الأسئلة:
 

• القدرة علي تفسير الأمور بوضوح

• معرفة كيف ومتي ينبغي مراقبة الأداء.

• القدرة علي إعطاء تغذية استرجاعية عادلة وحساسة واستنباطها من الآخرين.

• القدرة علي أن تكون مراقبا دقيقا وحادا الملاحظة.

• إبداء الاحترام للآخرين واكتساب احترامهم في المقابل.

الاستبيان:

- هل تخشى عملية التفويض؟
- هل تأخذ بعض العمل معك إلى المنزل في معظم الأيام؟
- هل تكون آخر من يغادر العمل في نهاية الدوام في معظم الأيام؟
- هل تقوم بعمل الكثير من الأعمال لروتينية أو المتكررة؟
- هل تقوم في الغالب بعمل أشياء يستطيع موظفوك القيام بها ؟
- هل تتشبث بالقيام بالواجبات فقط انك تستمتع في القيام بها؟
- هل يقاطعك الموظفون بشكل متكرر طلبا للمعلومات منك؟
- هل تصاب بالإحباط لوجود الكثير من الأعمال غير المنجزة من حولك؟
- هل يتم استيفاء المواعيد النهائية في مواعيدها المحددة ,أم يفشل الموظفون عادة في استيفائها؟
- هل يوجد هناك وقت مخصص للتحدث إلى الموظفين حول تقدمهم في العمل؟
- هل تتجاهل القدرة الكامنة لدي موظفيك لتقديم أفكار,ومقترحات جديدة؟
- هل تستاء من فكرة تفويض موظفيك للقيام ببعض أجزاء عملك نيابة عنك؟
- هل تعتقد بأن المعايير سوف تنهار ,إذا لم تقف أنت نفسك بإنجاز معظم الأعمال؟
- هل تراقب الموظفين عن كسب للحيلولة دون الوقوع في الأخطاء؟
- هل أنت من النوع القلق بشكل طبيعي؟
- هل تقع في خلافات مع الموظفين لأنهم لا يفهمون ما الذي تريده بالضبط منهم؟
- هل تقوم بتوجيه النقد ,اكثر من توجيه الثناء والمديح؟
- هل تستخدم خبرة موظفيك بالكامل ؟
- إذا لم تستطع عمل شيء ما هذا اليوم فهل تستعين بشخص آخر يستطيع القيام به؟

المصادر :

• فقه السيرة للبوطي .

• كيف تنمي قدرتك علي تفويض الآخرين وتدريبهم , للكاتب توني اثرتون . ونقله للعربية : موسى يونس.

طباعة الدرس